キャリまが!

英語を武器にキャリアをひらく!

仕事の教え方:新入社員には『地図』を渡そう

 新年度が始まり、あっという間に4月も終わりが近づいてきました。

この4月、新しい職場に異動したり、新しいメンバーを迎え入れたりした人も多いのではないのでしょうか。

自分も異動するにあたり、前部署での仕事を後任に引き継いだ後、今は新部署で前任から引き継ぎを受けています。



 この短期間の間に自分から誰かへ、また誰かから自分への引き継ぎ業務に追われる中で、池上彰氏のある言葉を思い出しました。

それは、「話をする前に相手に地図を渡しましょう」という事です。



 それは要するに「話を解りやすく伝える為には、まず最初に相手に対して『これからこういう話をしますよ』と伝えるとともに、話の最中にも相手が『今はこの部分の話をしてるんだな』と解るようにしてあげましょう」ということです。

その方が相手の理解度も高まるし、記憶も定着しやすいからです。

引き継ぎをしながらこの言葉を思い出し「なるほどー」と思わずには居られませんでした。





今回は、この4月、自分大掛かりな引き継ぎ業務をする中で感じた、自分なりの仕事の教え方、について紹介したいと思います。





***





地図その1
ここの人たちはこういう仕事をしています



新しくその部署で仕事をする人にとって、まずはその部署全体がどういう仕事をしているのかを把握する必要があります。

そしてその中での本人の仕事はどの部分なのか、つまり、その本人の仕事はどういう目的の為にあるのか、という事を意識出来るようにします。

それを意識できれば、日々の仕事に対しても「あの目的の為なら今のやりかたよりあっちのやり方の方がいいんじゃないか?」と考えることも出来ます。



もし相手が会社に入ったばかりの新入社員なら、その会社がどういうビジネスモデルで収益を得ているのかも教えた方が良いでしょう。業界全体の構造についても簡単に触れておくと良いと思います。







地図その2
あなたの仕事は大きく分けてこの〜個です



おおざっぱな全体の流れを説明したら、徐々に細分化していき、本人の日々の仕事の説明に入ります。



僕が今回引き継ぎした際の例を挙げると、まず、相手の日々の仕事のリストを作りました。

その際、まず最初に「あなたの仕事はこれと、これと、これと、これです」と、大きく分けて示します。



業務リストには、「毎週何曜」とか、「毎月末」「不定期」など発生頻度を明記しておきます。こうすることで相手は自分の仕事のイメージがつきやすく、スケジュールが立てやすくなります。



そして、リストを作る際、それぞれの項目の相違点を解りやすくしておきます。



例えば、



・取引先はA・B・C・D・Eの全部で5つ

・A・B・Cはメールで情報のやり取りをする

・D・EはFAXで情報のやり取りをする

・Cだけは毎週金曜に在庫リストを送らないといけない

・つまり、おおまかな作業の流れとしてはメールグループとFAXグループに分けられるが、メールグループの中でもCだけは最後のところが異なります。



という具合です。

かなりざっくりとした例にになってしまいましたが、リストでグルーピングされることにより、理解しやすくなり覚えるのも楽になります。

個人的には「全部で〜個」という風に数で示す事がポイントだと思っています。人は「〜個中の〜個目」と意識する方が、頭の中が整理されるからです。





***





さて、ここまで読まれて「こんなの全部当たり前の事じゃないか」と思われた方も多いのではないでしょうか。その通りです。

でも僕がこれまで新しい部署で仕事を教わる中で、最初は教えられず後になって知らされ「そういう事だったのか。最初から教えてくれればよかったのに!」と思った事が何度もありました。

それらのことは大抵「考えて答えを出す事」ではなく「最初から教えた方が早い事」でした。



「最初から教えた方が早い事」を教えないのは、教える側の怠慢であり技量不足です。相手にとって必要な情報が何なのか、解っていないのです。



「そんなのは甘えだ。仕事はやりながら覚えるもんだ」という人がいるかもしれません。実際にやってみて初めて理解出来る事もあるというのは確かですが、そうでは無い場合も多く有ります。



僕は、仕事効率化の鍵は「マルチタスク」と「分業」だと思っています。

人に仕事を教えることはこのうち「分業」の部分になります。「分業」をうまくゆかせるには、相手に対してより解りやすく、より早く情報を伝える事が重要になります。



新人がなかなか仕事を覚えなくてイライラしている人は、一度自分の教え方を振り返ってみてはいかがでしょう。

目的は相手がより早く仕事を覚え、少しでも早く戦力になることであり、それは教える側の技量にかかっているのです。



関連記事:
社会人勉強法その1「生活を変える」

広告を非表示にする